Muuntaminen Ami Pro .SAM muotoon HTML intranetiä ja verkkoa varten

TL;DR

Valitse HTML, kun tavoitteena on pääsy eikä muokkaus. Ei lisenssiä, ei lisäosaa, ei latauskehotetta — HTML-sivu avautuu heti kaikille, millä tahansa laitteella, ja se indexoidaan oikein yrityshaussa. Ami Pro-otsikot muuttuvat oikeiksi otsikkoelementeiksi, taulukot oikeiksi taulukoiksi ja palautetut kaaviot kirjoitetaan liitettyinä kuvina. Peilaa lähdekansiosi rakenne, ja arkiston olemassa oleva organisointi tulee URL-rakenteeksesi. Muunna Ami Pro Converter:lla.

Miksi HTML on aliarvostettu perintöarkistoissa

Suurin osa muunnosprojekteista oletusarvoisesti käyttää PDF:aa ja pysähtyy siihen. Se tuottaa oikean tiedoston, mutta huonon käyttökokemuksen: henkilöstön on löydettävä tiedosto, ladattava se, odotettava lukijaa ja etsittävä sitten sisällöstä yksi asiakirja kerrallaan. Kerro tämä 3 000 asiakirjan arkistolla, ja käytännön vastaus kysymykseen "voimmeko lukea vanhat politiikat?" on silti ei.

HTML poistaa jokaisen vaiheen. Linkki avautuu välittömästi selaimessa, joka kaikilla jo on, kannettavalla tietokoneella tai puhelimella, ilman lisenssitarkistusta ja ilman latausta. Sisäisen tietopankin kohdalla tuo ero kitkassa on ero sen välillä, käytetäänkö arkistoa vai jätetäänkö se huomiotta.

HTML on myös parhaiten käyttäytyvä formaatti yrityshaussa. Hakurobotit ymmärtävät sen luonnostaan, otsikot antavat indeksille todellisen rakenteen, ja sivuihin voidaan linkittää ja niitä voidaan siteerata URL-osoitteella — mikä tarkoittaa, että vanhat asiakirjat voivat vihdoin osallistua samaan tietoverkkoon kaiken sen kanssa, mitä on kirjoitettu sen jälkeen.

Kuinka Ami Pro-rakenne muuttuu HTML-rakenteeksi

Kappaletyylit, jotka on ratkaistu .STY-tiedostokartasta, kohdistuvat otsikko- ja kappale-elementteihin
Pöydistä tulee oikeita HTML pöytiä, joten ne pysyvät luettavina ja koneellisesti luettavina
Luettelot muuttuvat järjestetyiksi ja järjestämättömiksi luetteloelementeiksi sen sijaan, että käytettäisiin tyypitettyjä luotimerkkejä
Rivimuotoilu vastaa vakiintunutta korostusta, vahvaa korostusta ja pystysuuntaista kohdistamista merkkauksessa
Palautetut WMF/EMF-kaaviot kirjoitetaan kuvatiedostoina ja niihin viitataan sivulta
Yhtälöt esitetään kuvina, ja LaTeX on saatavilla, kun haluat tehdä asiakaspuolen renderöinnin

Suunnittele URL-osoitteesi kansiorakenteen mukaan

Perintöarkistot kantavat yleensä merkitystä hakemistojärjestyksessään: vuoden, osaston, asiakkaan, asian numeron, komitean mukaan. Tämä hierarkia on institutionaalista tietämystä, ja sen pois heittäminen litistää tuhansia asiakirjoja erottamattomaksi kasaksi.

Ota kansion rakenteen peilaus käyttöön muunnoksen aikana, ja tulostuspuita vastaavat lähdepuita. Siitä eteenpäin URL-osoitteisiin kohdistaminen on mekaanista, ja polku kuten /archive/1994/planning-committee/minutes-march.html kuvaa itse itseään tavalla, johon dokumentin tunnus ei koskaan pysty.

Tee siivous tietoisesti tässä vaiheessa, koska se on halvin mitä se koskaan tulee olemaan. Normalisoi tiedostonimet pieniksi kirjaimiksi, korvaa välilyönnit väliviivoilla, poista DOS-ajan lyhenteet, jos voit purkaa ne, ja pidä taulukkoa alkuperäisestä tiedostonimestä julkistettuun URL-osoitteeseen. Tämä taulukko on se, mikä antaa sinun vastata kysymykseen "mihin MINUTES3.SAM katosi?" vuoden kuluttua.

Kuvien ja resurssien käsittely

1. Pidä kuvat sivujensa vieressä

Uudet kaaviot ja yhtälökuvat kirjoitetaan HTML:n viereen. Säilytä tämä suhde julkaistessasi — sivujen siirtäminen ilman niiden materiaalia on yleisin tapa, jolla julkaistu arkisto täyttyy rikkinäisistä kuvista.

2. Tarkista suurimmat kaaviot

WMF ja EMF ovat vektoriformaatteja, joten monimutkaiset piirustukset voivat rasteroitua suuremmiksi kuin odotat. Testaa suurimmat kuvat ja varmista, että ne ovat luettavissa sen leveyden kohdalla, jonka intranet-mallisi todellisuudessa renderöi.

3. Anna kuville oikea vaihtoehtoinen teksti, missä sillä on merkitystä

Muunnin ei voi keksiä kuvauksia. Suurikävijäisille tai laillisesti merkittäville asiakirjoille lisää vaihtoehtoinen teksti tarkistuksen aikana; saavutettavuusvaatimukset eivät vapauta arkistoja.

4. Päätä yhtälön esittämisestä

Renderöidyt kuvat toimivat aina. Jos intranetisi voi ladata matemaattisen renderöijän, erotettu LaTeX antaa terävämpiä, valittavia, haettavia kaavoja — sen arvoista teknisille arkistoille, tarpeetonta hallinnollisille.

Arkiston tekeminen haettavaksi

Kun arkisto on HTML, olemassa oleva hakuinfrastruktuurisi tekee suuren osan työstä. SharePointin indeksoija, Elasticsearch-indeksi tai staattisen sivuston hakulaajennus indeksoi kaikki sivut ilman erityiskäsittelyä, ja otsikot antavat indeksille riittävästi rakennetta, jotta se voi palauttaa järkeviä katkelmia sen sijaan, että se palauttaisi lauseen keskellä olevia fragmentteja.

Lisää pieni määrä metatietoja julkaisemisen aikana, ja tuotto moninkertaistuu. Jopa otsikko, päivämäärä ja lähteeseen liittyvä osasto-kenttä per sivu muuttavat tasaisen kokotekstihakemiston joksikin, jota voit suodattaa — ja juuri sitä ihmiset oikeastaan haluavat, kun he etsivät yhtä muistioita vuodelta 1997.

Jos rakennat myös tekoälyhakuindeksin arkiston yli, muunna samaan suoritukseen Markdown sen sijaan, että keräisit myöhemmin oman HTML. Markdown pilkkoo paremmin, maksaa vähemmän tokeneita ja säilyttää yhtälöt LaTeX-muodossa.

Julkaise HTML, säilytä PDF

HTML ja PDF vastaavat eri kysymyksiin, ja järkevä tapa on tuottaa molemmat yhdellä muunnoskerralla. HTML on käytettäväksi: nopea, haettavissa, linkitettävissä, mobiiliystävällinen. PDF on tallenteeksi: kiinteä sivutus, viitattavissa, vakaa, sopiva, kun joku tarvitsee tietää tarkalleen, miltä asiakirja näytti.

Julkaise HTML intranetissä ja linkitä PDF jokaiselta sivulta kohdassa "lataa alkuperäinen tallenne". Lukijat saavat kitkattoman version, tallenteet ja lakiosasto saavat korjatun version, eikä kenenkään tarvitse kiistellä siitä, missä muodossa arkiston pitäisi olla.

Pidä .sam alkuperäiset tiedostot ja niiden tyylitaulukot joka tapauksessa. Julkaistu sivusto on johdannainen; lähdedokumentit säilyvät auktoriteettina.

Miksi HTML tekee arkistosta käyttökelpoisen

Aukeaa heti kaikille – ei lisenssiä, laajennusta tai latausta
Yrityshaku indeksoi sen kunnolla, ja otsikot antavat rakenteen
Sivuihin voi linkittää ja viitata URL-osoitteella, joten vanhat asiakirjat palaavat tietopankkiin
Kansiorakenteesta voi tulla URL-rakenne, joka säilyttää organisaation kontekstin
Syntyy PDF- ja Markdown-tiedostojen rinnalla yhdellä verkottomalla muunnoskerralla

Pääsy on piste

Muunnettu arkisto, jota kukaan ei avaa, on vain hieman parempi kuin muuttamaton arkisto. HTML on formaatti, joka poistaa kaikki tekosyyt — yksi klikkaus, mikä tahansa laite, täyskokoinen haettavissa, linkitettävissä sivuilta, joita ihmiset jo lukevat.

Peilaa kansiorakenne, pidä puretut kuvat sivujensa mukana, julkaise PDFt samalla tallenteeksi ja anna hakutyökalujesi indeksoida kaikki. Kymmeniä vuosia vanhat Ami Pro-asiakirjat lakkaavat olemasta arkisto ja alkavat olla resurssi.