Konvertering av Ami Pro .SAM til Word (DOCX): Hva overlever og hva gjør ikke

Hvorfor DOCX er standardvalget for levende dokumenter

Det finnes en enkel test for om DOCX er det rette målet: vil noen trenge å endre dette dokumentet? Hvis svaret er ja — en policy som revideres årlig, en kontraktsmal, en standard operasjonsprosedyre, et kapittel i en avhandling — da ønsker du DOCX, fordi det setter innholdet tilbake i redigeringsverktøyet organisasjonen din allerede bruker.

Alternativet de fleste team som standard velger er PDF, og det er den feilaktige refleksen for aktive dokumenter. En PDF bevarer fortiden på en vakker måte og motstår å bli endret, noe som er akkurat hvorfor det er et dårlig hjem for noe som fortsatt trenger å utvikle seg. Å konvertere en policyhåndbok til PDF betyr at neste revisjon starter med å skrive på nytt.

DOCX låser også opp de delene av Word som gjør eldre innhold virkelig nyttig igjen: spor endringer for gjennomgangssykluser, kommentarer for samarbeid, stiler for å omstyling av et helt dokument på en gang, og navigasjonsruten for å bevege seg gjennom en lang rapport etter overskrift.

Hvordan Ami Pro-struktur kartlegges inn i Word

Ami Pro og Word har mer til felles konseptuelt enn det filformatene deres antyder, og derfor gir en godt implementert konvertering genuint redigerbart resultat i stedet for en tekstdump.

• Avsnittsstiler — Ami Pro stilnavn fra .STY-arket følger Word-avsnittsstiler, slik at overskrifter fungerer som overskrifter og omforming fortsatt fungerer
• Tabeller — bygget på nytt som native Word-tabeller med cellegrenser, spenner og innhold intakt, ikke som bilder eller tabulatorseparert tekst
• Tegnstil — fet, kursiv, understreket, hevet skrift, senket skrift og skriftendringer overføres når Word-koder kjøres
• Lister — punktlister og nummererte lister blir Word-listeavsnitt i stedet for bokstavelige tastede tegn
• Diagrammer — innebygde WMF- og EMF-tegninger blir hentet ut og innebygd som bilder i DOCX
• Ligninger — vist som bilder slik at formelen er synlig, med LaTeX tilgjengelig for tekstorienterte utdata

.STY-stilarket gjør det tunge løftet

Den enkelt største faktoren for DOCX-kvalitet er om den medfølgende .STY-filen var til stede ved konverteringstidspunktet. Ami Pro lagrer strukturen i dokumentet og utseendet i stilarket: .sam-filen sier "dette er Overskrift 2", .STY-filen sier at Overskrift 2 er 14-punkts fet med 12 punkters mellomrom over.

Med stilarket brukt, kommer din DOCX med en ekte stilhierarki. Du kan åpne Stiler-ruten, endre Overskrift 2 én gang, og hele dokumentet oppdateres — som er den samme grunnen til at Ami Pro-brukere likte produktet i utgangspunktet.

Uten det, vil hver paragraf gå tilbake til standard, og dokumentet blir visuelt flatt. Hvis din første konvertering ser skuffende enkel ut, skyld ikke på konverteringsverktøyet før du sjekker om .STY-filen kom med dokumentene fra den gamle serveren.

Hva som trenger et menneskelig øye

Ingen kryssformat-konvertering er helt uten tap, og det er bedre å vite hvor skjøtene er enn å oppdage dem under en gjennomgangssyklus. Den gode nyheten er at problemområdene er forutsigbare og få.

En arbeidsflyt som skalerer forbi et håndfull filer

Start med arkivet, ikke appen. Kopier .sam-filene og .STY-stilarkene til en arbeidsmappe, søk uten å skille mellom store og små bokstaver slik at store .SAM-filer inkluderes, og noter totalt antall slik at du kan verifisere at ingenting ble hoppet over stille senere.

Konverter et bevisst vanskelig eksempel neste. Det mest nyttige eksempelet er ikke fem korte bokstaver; det er den lengste rapporten du kan finne, ett dokument med en stor tabell, ett med et diagram, og ett som inneholder aksenterte tegn. Gi ut DOCX og PDF sammen slik at du kan sammenligne strukturens troverdighet mot visuell troverdighet.

Kjør deretter batchen til en separat utdata-mappe med speilet mappestruktur, og behold loggen. På en moderne maskin konverteres tusenvis av dokumenter på minutter; gjennomgangen er den delen som tar virkelig tid, så budsjettlegg for den.

Gjennomgang av DOCX-utdata effektivt

Å gjennomgå hvert konverterte dokument er sjelden gjennomførbart og sjelden nødvendig. Velg prøver på en intelligent måte: hver fil som loggen har merket, de største dokumentene etter størrelse, en eller to filer fra hver kilde-mappe, og alt i en kategori som har juridisk betydning.

For hvert utvalgte dokument, se spesielt på fire ting. Åpne navigasjonsruten for å bekrefte at overskriftene kom gjennom som stiler. Bla til hver tabell og sjekk at kolonnene ikke har kollapset. Bekreft at bilder er til stede og ikke tomme plassholdere. Søk etter et karakteristisk ord med aksent for å bekrefte at kodinga er riktig.

Registrer hva du sjekket. En kort migrasjonsnote som oppgir prøvestørrelsen, kontrollene som ble utført, og unntakene som ble funnet, gjør "vi konverterte arkivet" til en forsvarlig påstand.