Turvaopas: Miksi .SAM-muunnos tulisi pitää offline-tilassa

Mitä Ami Pro-arkistossa oikeastaan on

Ami Pro oli suosituimmillaan 1990-luvun alusta puoliväliin, ja se oli vahvimmillaan juuri siellä, missä asiakirjoilla on merkitystä: asianajotoimistoissa, valtion virastoissa, yliopistoissa, sairaaloissa, vakuutusyhtiöissä ja insinööritoimistoissa. Tuolta ajalta säilyneet asiakirjat eivät ole luonnoksia tai muistiinpanoja. Ne ovat materiaalia, jonka arvo oli säilyttää.

Käytännössä se tarkoittaa allekirjoitettuja sopimuksia ja niiden muutoksia, oikeudenkäyntikirjeenvaihtoa ja asiakirjoja, työsopimuksia ja kurinpitotietoja, potilas- ja asiakirjeitä, hallituksen ja toimikuntien pöytäkirjoja, sääntelyyn liittyviä selvityksiä, avustushakemuksia, maa- ja kiinteistörekistereitä sekä teknisiä eritelmiä, jotka voivat edelleen olla kaupallisesti arkaluonteisia.

Näiden asiakirjojen osalta on myös taipumus olla säilytysvelvoitteiden alaisia, minkä vuoksi ne ovat edelleen olemassa — ja säilytysvelvoitteen alaisena oleminen tarkoittaa yleensä myös salassapitovelvoitteen alaisena olemista.

Miksi 'etsi vain muunnin verkosta' -vaisto on vaarallinen

Kukaan ei lataa luottamuksellista asiakirjaa aikomuksenaan rikkoa mitään. Sekvenssi on tavanomainen: joku tarvitsee lukea vanhan tiedoston, huomaa ettei heidän tietokoneellaan avaudu mitään, etsii ilmaisen muuntimen ja lataa sen, koska sivusto sitä pyytää. Heidän näkökulmastaan he lukevat asiakirjaa. Noudattamisen näkökulmasta henkilökohtaiset tai suojatut tiedot on juuri siirretty tunnistamattomalle kolmannelle osapuolelle.

Erityiset tuntemattomat kannattaa ilmaista selvästi, koska 'se on luultavasti ok' yleensä säilyy siihen asti, kunnes se täytyy kirjoittaa ylös.

• Säilytys — kuinka kauan ladattu tiedosto säilytetään ja onko poistopyyntö todennettavissa
• Sijainti — mikä maa käsitteli tiedot, ja siten mitkä lait olivat voimassa
• Käyttöoikeus — kuka palvelussa voi lukea latauksia, ja kirjataanko käyttöoikeus
• Alikäsittelijät — riippumatta siitä, siirretäänkö muuntaminen edelleen toiselle palveluntarjoajalle
• Toissijainen käyttö — käytetäänkö ladattua sisältöä testaukseen, analytiikkaan vai mallin koulutukseen
• Tietomurron ilmoitus — saisitko koskaan tietää, jos heidän tallennustilansa olisi vaarantunut

Sääntelykehys

Miksi paikallinen muunnos muuttaa analyysin täysin

Paikallisen työpöytämuuntimen vahvuus ei ole siinä, että se olisi marginaalisesti turvallisempi. Se on siinä, että riskialtista tapahtumaa ei tapahdu. Ei ole latausta, ei kolmannen osapuolen tallennusta, ei rajat ylittävää siirtoa eikä prosessorisuhdetta — joten kysymykset, joita vaatimustenmukaisuuden tarkastus esittää, eivät yksinkertaisesti päde.

Se tekee dokumentaatiosta yksinkertaista. Sen sijaan, että tarvittaisiin toimittajan arviointi, tietojenkäsittelysopimus (DPA) ja siirtotietue, ohjaus on yksi lause: muunnos suoritetaan paikallisesti hallituilla työasemilla eikä mikään dokumentin sisältö poistu verkosta. Tarkastajat voivat halutessaan varmistaa sen verkkokaappauksella.

Se tarkoittaa myös sitä, että työ voidaan tehdä siellä, missä data jo on — ilmaverkosta eristetyllä koneella, suojatussa arkistohuoneessa, lukitulla migraatiotyöasemalla, jolla ei ole lainkaan internet-yhteyttä. Tämä on määritelmän mukaan mahdotonta minkään verkkopohjaisen työkalun kanssa.

Käytännön ohjaukset vanhan järjestelmän muuntoprojektiin

• Suorita muunnokset hallitulla työasemalla, mieluiten sellaisella, jolla ei ole ulospäin suuntautuvaa internetyhteyttä työn aikana
• Kopioi arkisto työskentelykansioon ja muunna se erilliseksi tulostepuuksi, jättäen alkuperäiset koskemattomiksi
• Säilytä muuntoloki todisteena siitä, mitä käsiteltiin ja milloin
• Rajoita pääsy tuloskansioon samalle ryhmälle, joka voi käyttää lähdettä
• Anna henkilökunnalle hyväksytty työkalu ja kerro heille, että se on olemassa — varjoteknologia kukoistaa täyttymättömien tarpeiden varassa
• Kirjoita "älä lataa vanhoja asiakirjoja muunnossivustoille" -sääntö selkeästi; ihmiset noudattavat lukemiaan sääntöjä

Toiminnallinen argumentti, ei pelkästään noudattamiseen liittyvä

Jopa riskin sivuuttamisen jälkeen verkossa toimivat muuntimet ovat väärä työkalu tähän tehtävään. Ne käsittelevät yhden tiedoston kerrallaan, rajoittavat tiedostokokoja, lisäävät vesileimoja eivätkä näe kansiorakennetta. Todellinen Ami Pro-arkisto koostuu sadoista tai tuhansista asiakirjoista, jotka ovat hajautettuina sisäkkäisiin hakemistoihin, usein isoilla kirjaimilla olevilla tiedostopäätteillä ja mukana tulevilla .STY-tyylitiedostoilla, joita verkkolatauslomake ei voi liittää asiakirjaan.

Myöntyvyys kärsii myös. Yleinen verkkokonvertteri ei voi tukeutua Ami Pro-jäsentimeen, joten se yleensä kerää tekstiä — menettäen tyylitiedostot, taulukot, kaaviot ja yhtälöt. Otat kaikki paljastumisriskit ja saat huonomman tuloksen.

Turvallinen vaihtoehto ja hyvä vaihtoehto ovat täällä sama vaihtoehto, mikä on epätavallista ja kannattaa mainita kaikille, jotka olettavat turvallisuuden tarkoittavan kitkaa.