Muunnettaessa Ami Pro .SAM Wordiksi (DOCX): Mitä säilyy ja mitä ei

TL;DR

Valitse DOCX, kun asiakirjan täytyy elää uudelleen — sitä tulee muokata, seurata, tarkistaa ja käyttää uudelleen. Ami Pro kappaletyylit vastaavat Wordin tyylejä, taulukoista tulee oikeita Word-taulukoita, ja merkkimuotoilu siirtyy juoksuina. Palautetut WMF/EMF-kaaviot ja yhtälökuvat upotetaan kuvina. Tarvitaan ihmisen silmää: kehykseen perustuva sivun asettelu, Ami Pro-kohtaiset kenttäkoodit ja yhtälöt, joita aiot pitää muokattavina. Muunna Ami Pro Converter paikallisesti, tarkista karkea näyte ja kokoa sitten loput.

Miksi DOCX on oletusvalinta eläville asiakirjoille

On olemassa yksinkertainen testi sen selvittämiseksi, onko DOCX oikea kohde: tarvitseeko kukaan muuttaa tätä asiakirjaa? Jos vastaus on kyllä — politiikka, jota tarkistetaan vuosittain, sopimusmalli, vakioitu toimintamenettely, opinnäytetyön luku — silloin haluat DOCX, koska se palauttaa sisällön takaisin organisaatiosi jo käyttämään muokkaustyökaluun.

Vaihtoehto, johon useimmat joukkueet usein turvautuvat, on PDF, ja se on väärä refleksi aktiivisille asiakirjoille. PDF säilyttää menneisyyden kauniisti ja vastustaa muuttamista, mikä on juuri syy siihen, miksi se on huono paikka jollekin, joka tarvitsee edelleen kehittyä. Politiikkaohjeen muuntaminen PDF-muotoon tarkoittaa, että seuraava tarkistus alkaa uudelleenkirjoittamisesta.

DOCX avaa myös Wordin osat, jotka tekevät vanhasta sisällöstä todella hyödyllistä jälleen: muutosten seuranta tarkistuskierroksille, kommentit yhteistyötä varten, tyylit koko asiakirjan uudelleenmuotoiluun kerralla ja navigointiruutu pitkän raportin läpikäymiseen otsikoiden avulla.

Miten Ami Pro rakenne siirtyy Wordiin

Ami Pro ja Wordilla on konseptuaalisesti enemmän yhteistä kuin niiden tiedostomuodot antavat ymmärtää, minkä vuoksi hyvin toteutettu muunnos tuottaa aidosti muokattavaa sisältöä sen sijaan, että se olisi pelkkä tekstitiedosto.

Kappaletyylit — Ami Pro-työnimitykset .STY-taulukosta vastaavat Wordin kappaletyylejä, joten otsikot käyttäytyvät kuin otsikot ja uudelleenmuotoilu toimii edelleen
Taulukot — uudelleen rakennettu alkuperäisiksi Word-taulukoiksi solurajoineen, yhdistelmineen ja sisällöineen, ei kuvina tai välilehdillä eroteltuna tekstinä
Merkkimuotoilu — lihavointi, kursivointi, alleviivaus, yläindeksi, alaindeksi ja fontin muutokset siirtyvät Word-ajojen mukana
Luettelot — luetellut ja numeroidut luettelot muuttuvat Wordin luettelokappaleiksi eivätkä kirjaimellisiksi kirjoitetuiksi merkeiksi
Kaaviot — upotetut WMF- ja EMF-piirrokset on poimittu ja upotettu kuviksi DOCX:ssa
Yhtälöt — esitettyinä kuvina, jotta kaava on näkyvissä, ja LaTeX saatavilla tekstiin perustuvia tulosteita varten

.STY-tyylisivu tekee raskaan työn

Yksittäisin suurin tekijä DOCX-laadun määrittelyssä on, oliko .STY-tiedosto mukana muunnoshetkellä. Ami Pro tallentaa rakenteen asiakirjaan ja ulkoasun tyyliarkkiin: .sam-tiedosto sanoo "tämä on Otsikko 2", .STY-tiedosto sanoo, että Otsikko 2 on 14 pisteen lihavoitu ja 12 pisteen väli yläpuolella.

Kun tyylitiedosto on käytössä, DOCX saapuu todellisella tyylihierarkialla. Voit avata Tyylit-ruudun, muuttaa Otsikko 2:n kerran, ja koko asiakirja päivittyy — mikä on sama syy, miksi Ami Pro-käyttäjät alun perin pitivät tuotteesta.

Ilman sitä jokainen kappale palautuu oletusmuotoon ja asiakirjasta tulee visuaalisesti tasaista. Jos ensimmäinen muunnos näyttää pettymyksenä yksinkertaiselta, älä syytä muunninta ennen kuin tarkistat, tuliko .STY-tiedosto vanhalta palvelimelta dokumenttien mukana.

Mitä ihmissilmä tarvitsee

Mikään tiedostomuodon muunnos ei ole täysin häviötön, ja on parempi tietää, missä saumat ovat, kuin huomata ne tarkastelujakson aikana. Hyvä uutinen on, että ongelma-alueet ovat ennustettavissa ja harvoja.

1. Kehyspohjainen sivun asettelu

Ami Pro käytti kelluvia kehyksiä sivupalkkeihin, lainauksiin ja monimutkaiseen sivun koostumukseen. Wordissa on tekstiruudut, mutta ne sijoitetaan eri tavalla. Raskaasti suunnitellut sivut — uutiskirjeet, esitteet — saattavat tarvita asettelun säätöä tai niitä palvelee paremmin PDF arkistointitietueessa.

2. Muokattavat yhtälöt

Yhtälöt muunnetaan renderöidyiksi kuviksi, mikä sopii lukemiseen ja arkistointiin. Jos kaavaa todella täytyy muokata Wordissa, käytä erotettua LaTeXia lähteenä ja rakenna se uudelleen Wordin yhtälöeditorissa — paljon nopeampaa kuin näppäillä uudelleen kuvakaappauksesta.

3. Kenttäkoodit ja makrot

Ami Pro-kohtainen automaatio — yhdistämiskentät, viittaukset omaan numerointiin, makrot — ei vastaa Wordissä. Arvot säilyvät tekstinä, missä ne voidaan ratkaista. Kaikki skriptien ohjaama täytyy rakentaa uudelleen, jos tarvitset edelleen kyseisen toiminnallisuuden.

4. Ylätunnisteet, alatunnisteet ja sivunumerointi

Nämä yleensä siirtyvät, mutta käytännöt vaihtelevat Ami Pro-versioiden välillä. Tarkista pitkän asiakirjan ensimmäinen, viimeinen ja keskimmäinen sivu sen sijaan, että olettaisit sivuelementtien olevan kunnossa, koska ensimmäinen sivu näyttää oikealta.

Työnkulku, joka skaalautuu muutaman tiedoston yli

Aloita arkistosta, ei sovelluksesta. Kopioi .sam-tiedostot ja .STY-tyylitiedostot työkansioon, hae kirjainkoosta riippumatta niin, että myös isot .SAM-tiedostot sisältyvät, ja merkitse kokonaismäärä, jotta voit myöhemmin tarkistaa, ettei mitään ole ohitettu hiljaisesti.

Muunna seuraavaksi tahallaan vaikea näyte. Kätevin näyte ei ole viisi lyhyttä kirjainta; se on pisin raportti, jonka löydät, yksi asiakirja, jossa on suuri taulukko, yksi, jossa on kaavio, ja yksi, joka sisältää aksentoituja merkkejä. Tulosta DOCX ja PDF yhdessä, jotta voit verrata rakenteellista uskollisuutta visuaaliseen uskollisuuteen.

Sitten suorita erä erilliseen tuloshakemistoon, jossa kansiorakenne peilataan, ja pidä loki. Modernilla koneella tuhannet asiakirjat voidaan muuntaa minuuteissa; tarkistus on se osa, joka vie todellista aikaa, joten budjetoi siihen aikaa.

DOCX-tuloksen tarkastelu tehokkaasti

Jokaisen muunnetun asiakirjan tarkistaminen harvoin on toteuttamiskelpoista eikä harvoin tarpeellista. Tee otanta älykkäästi: kaikki tiedostot, joita loki on merkinnyt, muutama suurin tiedosto koon mukaan, yksi tai kaksi tiedostoa jokaisesta lähdekansiosta, ja kaikki, joka kuuluu oikeudellisesti merkitykselliseen kategoriaan.

Jokaista otettua asiakirjaa varten tarkastele neljää asiaa erityisesti. Avaa navigointiruutu varmistaaksesi, että otsikot tulivat tyyleinä. Selaa jokainen taulukko läpi ja tarkista, etteivät sarakkeet ole luhistuneet. Varmista, että kuvat ovat paikallaan eivätkä tyhjiä paikkamerkkejä. Etsi erottuva aksentoitu sana varmistaaksesi, että koodaus on oikein.

Kirjaa ylös, mitä tarkistit. Lyhyt migraatiomuistio, jossa luetellaan otoksen koko, suoritetut tarkistukset ja löydetyt poikkeamat, muuttaa lauseen 'muutimme arkiston' puolustettavaksi väitteeksi.

Mitä kunnollinen .SAM–DOCX-muunnos antaa

Aidosti muokattavia asiakirjoja, joissa on oikea Wordin tyylihierarkia
Taulukot rakennetaan Word-taulukoiksi eikä litisteä tekstiksi tai kuviksi
Upotetut WMF/EMF-kaaviot ja kaavakuvat säilyvät paikoillaan
Muutosten jäljitys, kommentit ja siirtymistoiminnot vuosikymmeniä vanhalle sisällölle
Kokonaisten arkistojen eräajona tehtävä muunnos täysin ilman verkkoyhteyttä

Muokattava voittaa luettavan, kun asiakirja on vielä tärkeä

Jos asiakirja on loppunut liiketoiminta, PDF on hyvä. Jos sillä on vielä tulevaisuus — tarkistukset, uudelleenkäyttö, tarkastelu — DOCX on kohde, joka palauttaa sen aktiiviseen käyttöön, ja Ami Pro asiakirjat muunnetaan Wordiin riittävän puhtaasti, jotta tulos tuntuu alkuperäiseltä eikä pelastetulta.

Muunna ensin vaikea näyte, tarkista neljä asiaa, jotka todella menevät pieleen, ja anna sitten erän käydä. Säilytä alkuperäiset myöhemmin; .sam-tiedostot pysyvät virallisina tallenteina riippumatta siitä, kuinka hyvä DOCX näyttää.