Konvertering av Ami Pro .SAM til OpenDocument (ODT)

TL;DR

Velg ODT når retningslinjen krever OpenDocument eller teamet ditt jobber i LibreOffice. ODF er en åpen ISO-standard som ingen enkeltleverandør kontrollerer, og det er derfor mange offentlige organer pålegger den for langtidsarkiverte dokumenter. Ulempen er reell: LibreOffice har aldri levert et Ami Pro importfilter, så den ledende ODF-applikasjonen kan ikke lese kildedokumentene dine. Ami Pro Converter parser .SAM innfødt og skriver ODT direkte, og hopper over rundreisen gjennom Microsoft-formater.

Hvorfor ODT for langsiktige poster

OpenDocument-formatet er standardisert som ISO/IEC 26300 og utviklet åpent. Det er viktig for arkiver med 20-, 50- eller permanente lagringsperioder, fordi formatspecifikasjonen ikke avhenger av at ett enkelt selskap fortsetter å støtte det — eller fortsetter å eksistere. Ami Pro er lærepengen i hva som skjer når det ikke gjør det.

Dette er grunnen til at ODF dukker opp i så mange anskaffelses- og oppbevaringspolitikker i offentlig sektor over hele Europa og utover, og hvorfor universiteter og forskningsinstitusjoner med langtidsarkiver ofte foretrekker det. Hvis politikken din nevner ODF, er det å konvertere Ami Pro-dokumenter til .odt en direkte vei til etterlevelse snarere enn en diskusjon om ekvivalens.

Det er også en praktisk fordel for blandede miljøer. ODT leses naturlig av LibreOffice, OpenOffice, Collabora og moderne Microsoft Word, så den samme filen fungerer enten en gitt arbeidsstasjon kjører åpen kildekode eller kommersiell programvare.

Det pinlige gapet: LibreOffice kan ikke lese Ami Pro

LibreOffice er normalt helten i historier om gamle filformater. Det leveres med importfiltre for WordPerfect, ClarisWorks, MacWrite, tidlige Word, Lotus-regnearkformater, og en lang liste over andre utdaterte programmer, alle vedlikeholdt av folk som bryr seg dypt om å ikke miste dokumenter.

Ami Pro er et ekte hull i den dekningen. Det har aldri vært en .SAM importfilter, så programmet som skriver ODT nativt kan ikke åpne dokumentene du ønsker å konvertere. Rådet som løser WordPerfect-problemet — installer LibreOffice, åpne filen, lagre som ODT — fungerer rett og slett ikke her.

Løsningen folk prøver er en to-trinns prosess: konverter .SAM til DOCX med noe, deretter åpne DOCX i LibreOffice og lagre som ODT. Det fungerer, men det legger på to konverteringer og to sett med kompromisser. Å gå direkte fra .SAM til ODT er én oversettelse i stedet for to, og ett sted å se når noe er galt.

Hva overføres til ODT

Avsnitts- og tegnstiler avledet fra .STY-stilarket, kartlagt til ODF-stiler
Tabeller som opprinnelige ODF-tabellstrukturer med grenser og celleinnhold intakt
Lister som ODF-listestrukturer i stedet for bokstavelige punkttegn
Inline-formatering — fet, kursiv, understreking, hevet skrift, senket skrift, skriftendringer
Gjenopprettede WMF/EMF-diagrammer og gjengitte likninger innebygd som bilder
Tekst normalisert til UTF-8, slik at tegn fra eldre tegnsett overlever korrekt

ODFs stilmodell passer godt for Ami Pro

Det er en behagelig symmetri her. Ami Pro skilte innhold fra presentasjon med .STY-stilark år før det ble vanlig, og ODF er bygget på en tilsvarende eksplisitt stilmodell med navngitte avsnitts- og tekststiler som bæres i dokumentpakken.

Resultatet er at Ami Pro stilnavn har en tendens til å kartlegge rent på ODF-stiler, og det konverterte dokumentet beholder en reell hierarki i stedet for en serie med direkte formatterte avsnitt. Du kan åpne Stiler-ruten i LibreOffice Writer, justere en overskriftsstil én gang, og se hele dokumentet følge etter — samme oppførsel som den opprinnelige forfatteren stolte på.

Dette er det sterkeste praktiske argumentet for å konvertere direkte til ODT i stedet for å vaske dokumentet gjennom DOCX. Hver ekstra overgang flater ut strukturen litt, og det er nettopp strukturen som gjør et langt dokument vedlikeholdbart.

En sjekkliste for omstilling i offentlig sektor

1. Bekreft hva policyen faktisk krever

Noen retningslinjer krever ODF for redigerbare poster og PDF/A for faste poster; noen aksepterer begge deler. Les formuleringen før du velger utdata, fordi det å produsere feil grundig er verre enn å produsere begge.

2. Samle .STY stilarkene

Uten dem har ODT-utdata ingen stildefinisjoner å knytte til, og dokumentet fremstår visuelt flatt. Dette er den vanligste årsaken til skuffende resultater og den enkleste å forhindre.

3. Sende ut ODT og PDF i ett pass

De fleste oppbevaringsplaner har nytte av en redigerbar kopi i tillegg til en fastsatt layout-record. Å produsere begge i en enkelt konverteringskjøring holder dem konsistente med hverandre og halverer gjennomgangsarbeidet.

4. Bekreft i LibreOffice Writer

Test utdataene i applikasjonen organisasjonen din faktisk bruker, ikke i Word. Sjekk overskrifter via Stil-ruten, tabeller for kolonneintegritet, og bilder for tilstedeværelse og plassering.

Bevaring, avstemming og originaler

Behandle konverteringen som en registreringshendelse snarere enn en filoperasjon. Tell kildedokumentene før du starter, tell resultatene etterpå, og avstem forskjellen mot konverteringsloggen slik at hver forskjell har en dokumentert forklaring.

Behold de opprinnelige .sam-filene og deres .STY-stilark på ubestemt tid. En oppbevaringspolitikk som tillater destruksjon av kildefiler etter migrering, antyder implisitt at migreringen var tapsfri — en påstand ingen kan hevde om en konvertering mellom formater. Å beholde noen få gigabyte med originaler er billig forsikring.

Lagre loggen sammen med resultatet. År senere vil spørsmålet ikke være om ODT var det riktige formatet; det vil være om et bestemt dokument ble migrert, og loggen er det eneste som svarer på det raskt.

Derfor lønner det seg å konvertere direkte fra .SAM til ODT

ODF er en åpen ISO-standard som egner seg for lange oppbevaringstider
Oppfyller krav i offentlig sektor og akademia som foreskriver OpenDocument
Én konvertering i stedet for en omvei via .SAM → DOCX → ODT
Stilarkene i Ami Pro passer rent inn i ODFs eksplisitte stilmodell
Kan leses i LibreOffice, OpenOffice, Collabora og nyere Word

Åpne standarder for dokumenter som må overleve programvaren deres

Ami Pro er grunnen til at åpne formater er viktige. Et kapabelt, mye brukt produkt forsvant, og dokumentene det inneholdt ble uleselige fordi formatet tilhørte leverandøren snarere enn offentligheten. Å konvertere disse dokumentene til ODF er en liten handling for å unngå å gjenta feilen.

Samle stilarkene, konverter direkte til ODT med PDF ved siden av, verifiser i LibreOffice, avstem mot loggen, og behold originalene. Postene blir både brukbare i dag og standardkompatible for lengden av deres oppbevaring.