Guide de sécurité : pourquoi la conversion .SAM devrait rester hors ligne

Ce qu'il y a réellement dans une archive Ami Pro

Ami Pro était à son apogée au début et au milieu des années 1990, et il était le plus présent précisément là où les documents comptent : cabinets d'avocats, ministères, universités, hôpitaux, assureurs et bureaux d'études en ingénierie. Les documents qui subsistent de cette période ne sont pas des brouillons ni des notes griffonnées. Ce sont le matériel qui valait la peine d'être conservé.

En pratique, cela signifie des contrats signés et leurs amendements, la correspondance et les dossiers de litiges, les contrats de travail et les dossiers disciplinaires, les lettres de patients et de clients, les procès-verbaux des conseils et des comités, les soumissions réglementaires, les demandes de subvention, les dossiers fonciers et immobiliers, ainsi que les spécifications techniques qui peuvent encore être sensibles sur le plan commercial.

Ces documents ont également tendance à être soumis à des obligations de conservation, ce qui explique pourquoi ils sont encore présents — et être soumis à une obligation de conservation signifie généralement être aussi soumis à une obligation de confidentialité.

Pourquoi l'instinct de « juste trouver un convertisseur en ligne » est dangereux

Personne ne télécharge un document confidentiel dans l'intention de violer quoi que ce soit. La séquence est banale : quelqu'un a besoin de consulter un ancien fichier, ne trouve rien sur son PC, l'ouvre, cherche un convertisseur gratuit et le télécharge parce que c'est ce que le site demande. De leur point de vue, ils lisent un document. Du point de vue de la conformité, des données personnelles ou privilégiées viennent d'être transférées à un tiers non identifié.

Les inconnues spécifiques valent la peine d'être énoncées clairement, car « c'est probablement correct » tend à persister jusqu'au moment où il faut l'écrire.

• Rétention — durée pendant laquelle le fichier téléchargé est stocké, et si la demande de suppression est vérifiable
• Emplacement — quel pays a traité les données, et donc quelles lois s’appliquaient
• Accès — qui, au service, peut lire les téléchargements, et si l'accès est enregistré
• Sous-traitants — que ce soit pour déléguer la conversion à un autre fournisseur
• Utilisation secondaire — que le contenu téléchargé soit utilisé pour des tests, des analyses ou l'entraînement de modèles
• Notification de violation — si vous seriez jamais informé si leur stockage était compromis

Le cadre réglementaire

Pourquoi la conversion locale change complètement l'analyse

La force d'un convertisseur de bureau local n'est pas qu'il soit plus sûr dans un sens marginal. C'est que l'événement risqué ne se produit pas. Il n'y a aucun téléchargement, aucun stockage par un tiers, aucun transfert transfrontalier et aucune relation avec un processeur — donc les questions posées lors d'un examen de conformité ne s'appliquent tout simplement pas.

Cela rend la documentation triviale. Au lieu d'une évaluation du fournisseur, d'un DPA et d'un registre de transfert, le contrôle se résume à une phrase : la conversion est effectuée localement sur des postes de travail gérés et aucun contenu de document ne quitte le réseau. Les auditeurs peuvent le vérifier avec une capture réseau s'ils le souhaitent.

Cela signifie également que le travail peut se faire là où les données se trouvent déjà — sur une machine isolée du réseau, à l'intérieur d'une salle d'archives sécurisée, sur une station de migration verrouillée sans aucun accès à Internet. Cela est impossible avec tout outil basé sur le web par définition.

Contrôles pratiques pour un projet de conversion hérité

• Exécutez des conversions sur une station de travail gérée, de préférence une qui n'ait pas accès à Internet sortant pendant le travail
• Copiez l'archive dans un dossier de travail et convertissez-la en un arbre de sortie séparé, en laissant les originaux intacts
• Conservez le journal des conversions comme preuve de ce qui a été traité et quand
• Restreindre l'accès au dossier de sortie au même groupe qui pouvait accéder à la source
• Donnez au personnel un outil autorisé et dites-leur qu'il existe — l'informatique parallèle prospère sur des besoins non satisfaits
• Écrivez la règle « ne pas télécharger de documents anciens sur des sites de conversion » de manière explicite ; les gens suivent les règles qu'ils ont lues

L'argument opérationnel, pas seulement celui de conformité

Même en mettant de côté le risque, les convertisseurs en ligne ne sont pas l'outil approprié pour ce travail. Ils traitent un fichier à la fois, limitent la taille des fichiers, appliquent des filigranes et ne peuvent pas visualiser une arborescence de dossiers. Une véritable archive Ami Pro contient des centaines ou des milliers de documents répartis dans des répertoires imbriqués, souvent avec des extensions en majuscules et des feuilles de style .STY associées qu’un formulaire de téléchargement web ne peut pas relier au document.

La fidélité en pâtit également. Un convertisseur web générique n'a pas de parseur Ami Pro sur lequel s'appuyer, il se contente donc généralement de récupérer le texte — perdant ainsi les feuilles de style, les tableaux, les diagrammes et les équations. Vous assumez tout le risque de divulgation et obtenez un résultat inférieur.

L'option sécurisée et la bonne option sont la même option ici, ce qui est inhabituel et mérite d'être signalé à quiconque suppose que la sécurité signifie friction.