Sikkerhetsveiledning: Hvorfor .SAM-konvertering bør forbli offline

TL;DR

Et Ami Pro-arkiv er en konsentrasjon av akkurat det materialet som aldri burde lastes opp: signerte kontrakter, rettssaksdokumenter, personalmapper, medisinsk korrespondanse, styremøtereferater. Gratis nettbaserte konverteringsverktøy gjør en intern lesning om til en uovervåket tredjeparts dataoverføring uten lagringsbetingelser, uten behandlingssted og uten revisjonsspor. Lokal skrivebordskonvertering fjerner overføringen helt — filen leses fra disken din, behandles i minnet, og skrives tilbake. Konverter med Ami Pro Converter, og det er ingenting å oppgi.

Hva er faktisk i et Ami Pro-arkiv

Ami Pro var på sitt mest populære tidlig på til midten av 1990-tallet, og det var sterkest akkurat der dokumenter betyr noe: advokatfirmaer, offentlige departementer, universiteter, sykehus, forsikringsselskaper og ingeniørkonsulenter. Dokumentene som har overlevd fra den perioden er ikke utkast og skriblerier. De er materialet som var verdt å beholde.

I praksis betyr det signerte kontrakter og deres endringer, korrespondanse i rettssaker og saksfiler, arbeidsavtaler og disiplinærsaker, brev fra pasienter og klienter, styrings- og komitéprotokoller, reguleringsinnleveringer, søknader om tilskudd, eiendoms- og landregistre, og tekniske spesifikasjoner som fortsatt kan være kommersielt sensitive.

Disse dokumentene har også en tendens til å være under oppbevaringsforpliktelser, noe som er grunnen til at de fortsatt eksisterer — og å være under en oppbevaringsforpliktelse betyr vanligvis også å være under en konfidensialitetsforpliktelse.

Hvorfor instinktet 'bare finn en omformer på nettet' er farlig

Ingen laster opp et konfidensielt dokument med hensikt å bryte noe. Sekvensen er hverdagslig: noen trenger å lese en gammel fil, oppdager at ingenting åpnes på PC-en deres, søker etter en gratis konverter, og laster den opp fordi det er det nettstedet ber om. Fra deres perspektiv leser de et dokument. Fra et samsvarsperspektiv har personlige eller privilegerte data nettopp blitt overført til en uidentifisert tredjepart.

De spesifikke ukjente verdiene er verdt å uttale klart, fordi "det er sannsynligvis greit" har en tendens til å overleve helt til det må skrives ned.

Lagring — hvor lenge den opplastede filen lagres, og om slettingskravet kan verifiseres
Sted — hvilket land som behandlet dataene, og derfor hvilke lover som gjaldt
Tilgang — hvem på tjenesten som kan lese opplastinger, og om tilgangen logges
Underbehandlere — enten konvertering videre delegeres til en annen leverandør
Sekundær bruk — enten opplastet innhold brukes til testing, analyse eller modelltrening
Varsling om brudd — om du noen gang ville bli informert dersom lagringen deres ble kompromittert

Den regulatoriske innrammingen

1. GDPR og lignende regimer

Opplasting av personopplysninger til en tredjepartstjeneste er behandling av en databehandler. Det krever vanligvis et lovlig grunnlag, en databehandleravtale og en oversikt over overføringen — ingen av delene finnes når en ansatt bruker en gratis nettside. Gamle HR- og klientfiler er fulle av personopplysninger.

2. Juridisk privilegium

Privilegium avhenger av at konfidensialitet opprettholdes. Å frivillig overføre privilegert materiale til en unødvendig tredjepart er, i minste fall, et argument du ikke ønsker å måtte fremsette. Lokal konvertering reiser aldri spørsmålet.

3. Helse- og økonomiske data

Regimer som HIPAA og GLBA pålegger spesifikke sikkerhetstiltak på beskyttet informasjon, inkludert avtaler med enhver part som håndterer den. En gratis omformer vil ikke signere en slik avtale, og å bruke den uansett er en dokumentert kontrollsvikt.

4. Avtalebasert konfidensialitet

Mange av disse dokumentene er selv NDAer eller inneholder konfidensialitetsklausuler. Å laste opp en kontrakt for å lese den kan bryte den klausulen du prøver å sjekke — en spesifikk og litt absurd risiko som er unik for arbeid med eldre konvertering.

Hvorfor lokal konvertering endrer analysen helt

Styrken til en lokal skrivebordskonverterer er ikke at den er mer sikker i en marginal forstand. Den er at den risikable hendelsen ikke inntreffer. Det er ingen opplasting, ingen tredjeparts lagring, ingen grensekryssende overføring, og ingen prosessorforhold — så spørsmålene en samsvarsrevisjon stiller gjelder rett og slett ikke.

Det gjør dokumentasjon trivielt. I stedet for en leverandørvurdering, en DPA og en overføringsrekord, er kontrollen én setning: konvertering utføres lokalt på administrerte arbeidsstasjoner, og ingen dokumentinnhold forlater nettverket. Revisorer kan verifisere det med et nettverksopptak hvis de ønsker det.

Det betyr også at arbeidet kan skje der dataene allerede er – på en luftgappet maskin, inne i et sikkert arkivrom, på en låst migrasjonsarbeidsstasjon uten internettforbindelse i det hele tatt. Det er umulig med ethvert nettbasert verktøy per definisjon.

Praktiske kontroller for et overføringsprosjekt av eldre system

Kjør konverteringer på en administrert arbeidsstasjon, helst en uten utgående internett-tilgang under jobben
Kopier arkivet til en arbeidsmappe og konverter til et separat utdata-tre, og la originalene være urørt
Behold konverteringsloggen som bevis på hva som ble behandlet og når
Begrens tilgang til utdata-mappen til den samme gruppen som kunne få tilgang til kilden
Gi ansatte et godkjent verktøy og fortell dem at det eksisterer — skygge-IT trives på udekkede behov
Skriv ned regelen “ikke last opp gamle dokumenter til konverteringsnettsteder” tydelig; folk følger regler de har lest

Det operative argumentet, ikke bare det som gjelder etterlevelse

Selv om man ser bort fra risikoen, er nettbaserte konvertere feil verktøy for denne oppgaven. De håndterer én fil om gangen, har begrensninger på filstørrelse, legger til vannmerker, og kan ikke se en mappeoversikt. Et ekte Ami Pro-arkiv består av hundrevis eller tusenvis av dokumenter spredt over nestede kataloger, ofte med store bokstaver i filendelser og tilhørende .STY stilark som et webopplastingsskjema ikke kan assosiere med dokumentet.

Fidelity lider også. En generell nettbasert konverter har ingen Ami Pro-parser å støtte seg på, så den skraper vanligvis tekst — og mister stilark, tabeller, diagrammer og likninger. Du tar på deg all risiko knyttet til avsløring og får et dårligere resultat.

Det sikre alternativet og det gode alternativet er det samme alternativet her, noe som er uvanlig og verdt å påpeke for alle som antar at sikkerhet betyr friksjon.

Derfor er frakoblet konvertering det forsvarlige valget

Ingen opplasting betyr ingen overføring til tredjepart som må vurderes, dokumenteres eller opplyses
Fungerer på isolerte maskiner og arbeidsstasjoner med begrenset internettilgang
Bunkekonvertering håndterer ekte arkiver i stedet for én fil om gangen
Stilark, tabeller, diagrammer og formler bevares i stedet for å bli skrapt
En konverteringslogg gir solid dokumentasjon av migreringen

Fjern risikoen i stedet for å håndtere den

Det meste av arbeid med databeskyttelse handler om å kontrollere en risiko du ikke kan unngå. Denne kan du unngå. Det er ingen grunn til at en konvertering av eldre dokumenter i det hele tatt skal involvere en nettverksoverføring, og når du fjerner den, forsvinner en hel kategori spørsmål.

Gi teamet en lokal omformer, fortell dem hvorfor nettstedsruten er utenfor grensen, behold loggene, og behold originalene. Arkivet blir lesbart og etterlevelseshistorien blir en enkelt setning.